بيشتر متقاضيان در مراحل تهيه و تدوين سند اظهار‌ نامه سعي در تهيه اظهار‌ نامه‌اي دارند كه بسيار خوب و زيبا باشد. اين بدترين برداشت از نقشي است كه اظهار‌ نامه مي‌تواند در معرفي دستاوردهاي سازمان و فرآيند تهيه برنامه‌هاي آينده و دورنماي سازمان در رابطه با كيفيت ايفا نمايد. چرا که نقش اصلي اظهارنامه، حالت رسمي (و ظاهر خوب) آن نيست بلکه تأثيري است که اين گزارش مي‌تواند در برنامه‌هاي آتي شرکت داشته باشد.

ذيلاً بعضي از اين نقش‌ها آورده شده است :

• اولين مرحله از يك ارزيابي دقيق براي دريافت جايزه ملي كيفيت ايران
• ايجاد فرصت براي برداشتي مناسب از سازمان و درگير كردن ارزياب‌ها در تعيين نقاط قوت و نواحي قابل بهبود سازمان در رابطه با كيفيت محصول
• فرصتي براي طرح موضوعات و مسائل كليدي سازمان ضمن بازديد از محل
• بخشي از فرآيند خود ارزيابي
• منبعي از اطلاعات در رابطه با نمونه‌هاي اجرايي خوب

2- برنامه‌ريزي براي تهيه اظهارنامه  

در تهيه اظهار‌نامه برنامه‌ريزي مناسبي مي‌بايستي صورت گيرد و وقت كافي براي تهيه و تدوين آن اختصاص داده شود. سازمان‌هايي كه دو هفته قبل از زمان تعيين شده تصميم به تهيه اظهار‌ نامه مي‌گيرند، معمولاً در رابطه با تهيه گزارش اظهار نامه دچار مشكل مي‌شوند.

البته اين بدين معني نيست كه بايستي وقت خيلي زيادي را به تهيه گزارش اختصاص دهيم. تجربه نشان داده كه معمولاً دو تا سه ماه زمان بسيار مناسبي براي تهيه گزارش اظهارنامه است. البته توجه به محتويات گزارش و برنامه‌ريزي براي آماده شدن جهت انجام موفق بازديد از سازمان نيز از اهميت زيادي برخوردار مي‌باشد.

3- سازماندهي براي تهيه اظهار نامه

سازمان‌هاي متقاضي به منظور تهيه و تدوين يك گزارش اظهارنامه مطلوب، مي‌بايستي سازماندهي مناسبي را در اين زمينه انجام دهند. پيشنهاد دبيرخانه جايزه ملي كيفيت ايران در مورد سازماندهي اين امر، به قرار زير است:

الف – تشكيل تيم راهبري - معمولاً اعضاي اين تيم از مديران ارشد و افراد تصميم گيرنده يا اجرايي تشكيل مي‌شود كه در ارزيابي سازمان شرکت نمي‌كنند ولي داراي نقش‌هاي کليدي هستند که مهمترين آنها به شرح زير است:

• توافق در اهداف
• تعيين محدوده ارزيابي
• طراحي الزامات و مسئوليت‌هاي هر يك از بخش‌ها
• توافق بر روي موضوعات كليدي
• تعيين مسئولين هر يك از معيارهاي مدل جايزه ملي كيفيت ايران
• تعيين افرادي كه بايستي اطلاعات مورد نياز را جمع‌آوري كنند
• تعيين تيم تهيه كننده اظهار‌نامه
• تعيين تيم خود ارزيابي
• تعيين ارزياب ارشد

تذکر : بسته به اندازه سازمان وظايف فوق مي‌تواند به يك يا چند نفر واگذار شود. مثلاً در يك سازمان كوچك يا متوسط تعدادي از اين نقش‌ها به يک نفر واگذار مي‌شود. ولي در سازمان‌هاي بزرگ براي هر يك از معيارها تيم‌هايي تشکيل مي‌گردد و مالكين معيارها در تيم راهبري هدايت آن تيم را بعهده مي‌گيرند.

ب - تيم تهيه كننده اظهارنامه - اين تيم که اعضاي آن توسط تيم راهبري تعيين مي‌شود بايد ويژگي‌هاي زير را داشته باشد:

• در سطح سازمان مورد احترام باشد.
• اطلاعات كافي از زمينه‌هاي كاري سازمان و كسب و كار مربوطه داشته باشند.
• نسبت به مدل جايزه ملي كيفيت ايران (INQA) آگاهي كافي داشته باشند.

وظيفه اصلي اين تيم تقسيم مسئوليت‌ها و نوشتن سند اظهارنامه مي‌باشد.

4 - برنامه نمونه‌اي زمانبندي تهيه اظهارنامه

برنامه زمانبندي تهيه سند اظهارنامه بستگي به اندازه سازمان، توقع سازمان جهت قرار گرفتن در هر يك از سطوح تعالي كيفيت و همچنين روش انتخاب شده براي خود ارزيابي، دارد. عليرغم اين تناسب‌ها معمولاً يك برنامه زماني براي تهيه و تدوين اظهار نامه به منظور انجام خودارزيابي و شركت در فرآيند ارزيابي جايزه ملي كيفيت ايران به شرح  ذيل است:

 هفته اول ---------------------- كسب حمايت مديران ارشد و ساير كاركنان براي شروع و آماده كردن تيم‌ها
هفته دوم تا چهارم ---------------- جمع‌آوري اطلاعات اوليه و تهيه اولين پيش نويس
هفته پنجم  --------------------- بازنگري اولين پيش نويس
هفته ششم تا دهم ---------------- جمع‌آوري اطلاعات بيشتر براي تهيه دومين پيش نويس
هفته يازدهم و دوازدهم ------------ تكميل پيش نويس دوم، بازنگري نهائي و پايان تدوين اظهارنامه و ارسال

5- اطلاعات مورد نياز

تهيه و تدوين اظهارنامه براي شركت در فرآيند ارزيابي جايزه ملي كيفيت ايران، نيازمند اين است که دستاوردهاي سازمان،‌ مطابق با معيارهاي اصلي و فرعي مدل جايزه ملي کيفيت ايران سازماندهي و ارايه شود.
معيارهاي اصلي و فرعي مدل INQA، خطوط راهنماي مناسبي را در ارتباط با تهيه اطلاعات سند اظهارنامه که مرتبط با موقعيت خاص سازمان شما باشد، فراهم مي‌کنند.

ساختار محتوايي سند اظهار نامه با توجه به ماهيت معيارهاي مدل جايزه ملي كيفيت ايران مي‌تواند شامل موارد زير باشد:

5-1- اطلاعاتي در مورد معيارهاي توانمندسازها - اطلاعات مورد نياز در اين بخش در مورد چگونگي توجه سازمان به معيارهاي توانمندسازها مي‌باشد. براي تهيه اين اطلاعات عطف به منطق RADAR به نكات زير توجه کنيد:

• رويکردها : در رويکردهاي اتخاذ شده در سازمان در رابطه با مديريت كيفيت محصول و كيفيت محصول، براي توجه به معيارها و زير معيارها از چه روش‌ها و فرآيندهايي استفاده شده است، منطق آن‌ها چيست و چگونه آنها با خط‌مشي و استراتژي سازمان و معيارهاي INQA ارتباط داده شده‌اند.
• جاري سازي/گسترش : رويکرد چگونه بطور عمودي در سازمان و به طور افقي در تمامي نواحي و فعاليت‌ها فراگير شده است. در اين مورد شما بايد سيستماتيک بودن جاري شدن رويكردها را نيز شرح دهيد.
• اقداماتي که براي ارزيابي و بازنگري رويکرد وجود دارد را، تشريح نماييد. در اين قسمت تاکيد زيادي بر اندازه‌گيري نتايج بدست آمده، يادگيري و بهبودها مي‌باشد.

5-2- اطلاعات در مورد معيارهاي نتايج - اطلاعات معيارهاي نتايج با در نظرگرفتن دستاوردهاي سازمان در رابطه با هر يك از معيارها تهيه مي‌شود. براي تهيه اين اطلاعات به نكات زير توجه کنيد:

• شناسايي پارامترهايي که براي نمايش نتايج عملكرد سازمان عطف به مدل INQA بکار مي‌روند. اين پارامترها به طور ايده‌آل بايستي روند 3 ساله يا بيشتري را داشته باشند. همچنين اين روندها بايد شامل نکات برجسته زير باشند:
• عملکرد واقعي سازمان شما
• اهداف و مقاصد سازمان شما
• و در صورت امکان شامل مقايسه با عملکرد رقبا يا سازمان‌هاي مشابه و عملکرد بهترين سازمان‌ها در کلاس ملي و جهاني
• بيان منطقي که در پشت هر يك از پارامترها نهفته است و چگونگي پوشش دهي آنها به محدوده فعاليت‌هاي سازمان شما. محدوده نتايج در نظر ارزيابان جايزه بسيار مهم مي‌باشد.
• وجود رابطه علّي (علت و معلولي) بين تمام پارامترهاي ارايه شده با معيارهاي توانمندسازها.

 همچنين مطلوب خواهد بود اگر براي پارامترهاي کليدي نموداري که نشان دهنده روندها باشد ترسيم شده و شرح کاملي نيز از جنبه‌هاي مهم اطلاعات نمايش داده شده، ارايه گردد.

متقاضياني که در مورد چگونگي ارايه اطلاعات نياز به راهنمايي بيشتري دارند مي‌تواند با دبيرخانه جايزه ملي کيفيت ايران تماس بگيرند.
 
5-3- ارتباط بين معيارها - ارزيابان براي سازگاري اطلاعات متعدد ارايه شده در معيارهاي مختلف اهميت خاصي را قائل هستند. مدل سرآمدي INQA چهارچوبي را براي خود ارزيابي و بهبود هر سازماني در راستاي مديريت كيفيت محصول فراهم مي‌کند، ليکن استفاده مطلوب از مدل INQA به درک رابطه بين معيارهاي آن بستگي دارد. در ساده‌ترين شکل، اگر يک رويكرد يا فرآيند در معيارهاي توانمندسازها برجسته شده باشد، نتايج مربوط به عملکرد آن رويكرد يا فرآيند نيز بايد در يکي از معيارهاي نتايج ظاهر شود و بالعکس.
لذا بطور کلي وجود ارتباط بين نتايج بدست آمده (ارايه شده در معيارهاي نتايج) و فعاليت‌هايي که براي بهبود عملکرد در زمينه مديريت كيفيت محصول و كيفيت محصول انجام مي‌شوند (توانمند سازها)، لازم مي‌باشد. همچنين مقايسه نتايج با اهداف داخلي، رقيبان يا سازمان‌هاي مشابه و بهترين سازمان در کلاس ملي و جهاني و استفاده از اين نتايج براي بهبود مداوم سازمان، بر مطلوبيت اطلاعات مي‌افزايد.

6- جمع‌آوري اطلاعات 

فرآيند موفقيت آميز تهيه و تدوين اظهارنامه به مديريت، برنامه‌ريزي و تمركز بر جمع‌آوري اطلاعات بستگي دارد. فرآيند ساخت يافته جمع‌آوري اطلاعات مورد نياز براي تهيه و تدوين سند اظهار نامه بقرار زير مي‌باشد:

6-1- تعيين نيازمندي‌هاي اطلاعاتي-  شامل:

• موضوعات كليدي
• مولفه‌هاي مدل INQA
• شاخص‌هاي ارزيابي
• منطقي بودن، يكپارچه بودن، بكارگيري و سيستماتيك بودن رويكردها
• اندازه‌گيري نتايج حاصله، يادگيري و بهبود
• نتايج حاصله در سازمان
• تاريخچه مختصر سازمان
• استقرار (جمع‌آوري مثال‌هاي در رابطه با استقرار رويكردها)
• پيوستگي بين اطلاعات نتايج با توانمندسازها
• تعيين اسامي افراد كه در جمع‌آوري اطلاعات مشاركت دارند

6-2- تعيين منابع اطلاعاتي - اطلاعات مورد نياز براي تهيه اظهار‌ نامه بايد صحيح، قابل اعتماد، آماده و قابل دسترسي باشند. معمولاً منابع اطلاعاتي براي جمع‌آوري اطلاعات مورد نياز شامل زير است:

• اطلاعات مديريت
• اطلاعات فرآيندها
• اظهار‌ نامه هاي قبلي
• تابلوي اعلانات
• ياداشت‌ها و صورتجلسات
• گزارشها
• پوشش خبري
• كاركنان

6-3- جمع‌آوري اطلاعات مورد نياز - در مورد جمع‌آوري اطلاعات معمولاً از فرم‌هاي استاندارد موجود در اين زمينه استفاده مي‌شود. يكي از اين فرم‌هاي استاندارد فرم "پروفرما" است . پروفرما فرمي است كه به سادگي قابل تكميل شدن است و از تكرار در جمع‌آوري اطلاعات جلوگيري مي‌كند. شكل ذيل نمونه‌اي از يك پروفرما مي‌باشد.

6-4- تقسيم اطلاعات - براي تسهيل در تقسيم اطلاعات معمولاً از يك ماتريس ارتباطاتي كه ستون‌هاي آنرا معيارهاي اصلي مدل INQA و رديف‌هاي آن را نيز رويكردها و نتايج تشكيل مي‌دهند استفاده مي‌شود. اين ماتريس نشان دهنده ارتباط رويكردها و نتايج سازمان با حوزه‌ها و معيارهاي مدل INQA است و با استفاده از آن مي‌توان مشخص نمود كه اطلاعات رويكردها و نتايج را در چه زمينه‌هايي بايد دريافت كرد.

در اين ماتريس، علامت P نيز نشاندهنده ارتباط مستقيم معيار با آن رويكرد يا نتيجه مي‌باشد و علامت Y نشاندهنده مرتبط بودن رويكردها و نتايج با هريك از معيارها و زيرمعيارها، مي‌باشد.

تذكر: براي تدوين اطلاعات مربوط به هر حوزه بايد سعي شود به تفكيك معيارها و زيرمعيارها، ضمن معرفي رويكردها از طريق ذكر مثال و بيان مصاديق روشن و واضح چگونگي استقرار، ارزيابي و بازنگري رويكردها شرح داده شود.